Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 2: Tìm giải pháp mới khớp với ý tưởng sẵn có của bạn

Chuyển sang một hệ thống quản lý mới đòi hỏi tư duy cởi mở, sẵn sàng suy nghĩ và làm việc theo những cách khác nhau. Phần mềm mới có thể có cấu trúc xử lý dữ liệu, thiết kế quy trình và logic hoạt động khác so với những gì bạn đã quen thuộc.

Vì lý do này, một trong những sai lầm lớn nhất bạn dễ mắc phải là cho rằng bạn đã nắm được điều mình cần cho một giải pháp quản lý nhà hàng mới, trước khi bắt đầu quá trình lựa chọn giải pháp phù hợp (và thu thập yêu cầu).

Một sai lầm rất phổ biến là bạn chỉ xem xét các quy trình kinh doanh hiện tại và cố gắng tìm ra một hệ thống có thể tái tạo chúng, làm hoạt động nhanh hơn và dễ xử lý hơn, mà không có yêu cầu thay đổi nào khác.

Đây là kiểu suy nghĩ theo lối tắt, dẫn đến việc tồn tại những thói quen xấu. Thay đổi hệ thống mang lại cho bạn cơ hội hiếm có để phân tích và cải thiện (thậm chí có thể cách mạng hóa) các quy trình kinh doanh của bạn.

Do đó, cách hiệu quả nhất để bắt đầu cuộc hành trình là không tìm giải pháp ngay lập tức. Thay vào đó, hãy bắt đầu từ bên trong. Sắp xếp các bước và xác định những bước nào đã lỗi thời, không hiệu quả hoặc quá phức tạp. Sau đó, thực hiện các sửa đổi và điều chỉnh cần thiết rồi sử dụng các quy trình cải tiến này làm cơ sở để tìm kiếm một hệ thống có thể xử lý các yêu cầu của bạn.

Một lỗi thường gặp khác là có định kiến bảo thủ về loại mô hình triển khai bạn cần. Các hệ thống quản lý nhà hàng trên nền tảng cloud ngày càng trở nên phổ biến, vì nhiều lý do tiết kiệm chi phí đến tốc độ thực hiện.

Tuy nhiên, việc chuyển sang hệ thống cloud là một dự án quan trọng, phức tạp, đòi hỏi ý chí thay đổi hoàn toàn chiến lược kinh doanh, cùng với tất cả các cách làm việc truyền thống đã được thiết lập sẵn.

Trước khi quyết định xem nên sử dụng phần mềm dữ liệu tại chỗ (on-premises), điện toán đám mây (cloud-based) hay kết hợp (vừa on- premises, vừa cloud-based), bạn phải đánh giá cẩn thận tất cả các yếu tố đó.

Cân nhắc các vấn đề thực tế (ví dụ: Tôi có kết nối internet thích hợp không?), các vấn đề tài chính (ví dụ: Liệu đăng ký có giúp tôi tiết kiệm tiền không hay sẽ đắt hơn về lâu dài?), chức năng các yêu cầu (ví dụ: Tôi có cần tùy chỉnh hệ thống không?), lo ngại về bảo mật (ví dụ: Dữ liệu của tôi có được sao lưu và bảo mật đúng cách, tuân thủ các yêu cầu pháp lý không?), cũng như bất kỳ yếu tố phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Bạn có thể lo lắng rằng, nếu bạn chuyển sang một hệ thống mới khác hoàn toàn với hệ thống cũ, bạn sẽ gặp phải sự phản đối của các nhân viên đã quen làm việc với cách cũ.

Tin xấu đầu tiên: bạn sẽ phải đối mặt với điều này. Tin tốt là bạn không đơn độc.

Luôn có (một số) phản đối việc thay đổi hệ thống, cho dù phần mềm cũ có tệ đến đâu hay phần mềm mới sẽ cải thiện các công việc đến mức nào. Bạn không nên để họ ngăn cản bạn tìm ra những cách làm mới và tốt hơn để quản lý doanh nghiệp của mình. Thay vào đó, hãy tập trung vào tất cả những lợi ích mà bạn và công ty của bạn sẽ gặt hái được sau khi thay đổi.

Xem đầy đủ bộ tài liệu tại

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 1: Các phần mềm quản lý nhà hàng đều giống nhau?

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 2: Tìm giải pháp mới khớp với ý tưởng sẵn có của bạn

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 3: Để bộ phận kỹ thuật tự quyết định

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 4: “rẻ nhất” đồng nghĩa với “tốt nhất”

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 5: Kiểm soát chặt chẽ các nhà cung cấp để giảm chi phí

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 6: Quan trọng hóa bản demo

• Sai lầm khi lựa chọn phần mềm quản lý nhà hàng 7: Không xin ý kiến tham khảo

Nguồn: Dcorp R-Keeper Vietnam